《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及其實(shí)施條例分別規(guī)定招標(biāo)人應(yīng)將開標(biāo)過程記錄、投標(biāo)文件的送達(dá)時(shí)間和密封情況進(jìn)行存檔備查，但對其保存期限，以及哪些其他主體和檔案需要保存都沒有具體規(guī)定。
《公共資源交易平臺管理暫行辦法》第十七條規(guī)定，交易服務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文檔、紙質(zhì)資料以及音視頻等，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的期限歸檔保存。
那么，工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案由誰來保管、要保存多久？《招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T103-2024）（以下簡稱《規(guī)范》）作出了一些推薦性規(guī)定，并明確了包括照片、錄音錄像在內(nèi)的19個(gè)歸檔文件，但還留有一些空白，需要進(jìn)一步填補(bǔ)明確。
01
1、電子交易平臺
根據(jù)《規(guī)范》，作為編輯、生成、對接、交換和發(fā)布招標(biāo)投標(biāo)數(shù)據(jù)信息的電子交易平臺，除國家相關(guān)法規(guī)有明確規(guī)定外，其形成的招標(biāo)投標(biāo)電子文件至少保留3年。
2、公共服務(wù)平臺
根據(jù)《招標(biāo)公告和公示信息發(fā)布管理辦法》（第10號令），依法必須招標(biāo)項(xiàng)目的發(fā)布媒介，即中國招標(biāo)投標(biāo)公共服務(wù)平臺和項(xiàng)目所在地省級電子招標(biāo)投標(biāo)公共服務(wù)平臺，其發(fā)布的招標(biāo)公告和公示信息的數(shù)據(jù)電文應(yīng)當(dāng)不被篡改、不遺漏和至少10年內(nèi)可追溯
02
針對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，不同的招投標(biāo)電子檔案如何確定保管期限？
根據(jù)《規(guī)范》9.3，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的招標(biāo)投標(biāo)電子檔案保管期限定為永久、定期30年、定期10年。那么，不同的檔案應(yīng)當(dāng)怎么區(qū)分？
根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）第七條、第八條，企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理工作的重要文件材料為永久保管的企業(yè)管理類檔案，一般性文件材料為定期保管的企業(yè)管理類檔案。其附件《企業(yè)管理類檔案保管期限表》規(guī)定，項(xiàng)目前期立項(xiàng)、規(guī)劃、論證、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、協(xié)議、合同、申請、審批等文件材料為永久保管；物資采購審批手續(xù)、招投標(biāo)文件材料、合同、協(xié)議等，重要物資的為30年，一般物資的為10年。
03
1、招標(biāo)人
根據(jù)《國家發(fā)展改革委等部門關(guān)于嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)投標(biāo)法規(guī)制度進(jìn)一步規(guī)范招標(biāo)投標(biāo)主體行為的若干意見》（發(fā)改法規(guī)規(guī) 〔2022〕1117 號）和《規(guī)范》，招標(biāo)人應(yīng)落實(shí)主體責(zé)任，及時(shí)收集、整理、歸檔文件資料，歸檔全套招標(biāo)投標(biāo)電子文件。
如果招標(biāo)人是各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體的，應(yīng)當(dāng)按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第 8 號）執(zhí)行。其第七條、第八條規(guī)定，本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料為永久保管的文書檔案，本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料為定期保管的文書檔案。其中，機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動車等）采購計(jì)劃、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料為30 年。
如果招標(biāo)人是企業(yè)的，除遵守國家檔案局令第10號外，還應(yīng)當(dāng)遵守其他建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求。《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA／T28—2002。“其他建設(shè)項(xiàng)目可參照”。）3.4、5.3及《項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限見附錄 A》規(guī)定，項(xiàng)目文件指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。
其中，針對招標(biāo)文件審查、技術(shù)設(shè)計(jì)審查、技術(shù)協(xié)議，招標(biāo)書、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑文件，開標(biāo)議程、開標(biāo)大會簽字表、報(bào)價(jià)表、評標(biāo)紀(jì)律、評標(biāo)人員簽字表，評標(biāo)記錄、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等，均為長期保管；針對投標(biāo)書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標(biāo)澄清文件、修正文件，項(xiàng)目建設(shè)單位(業(yè)主、項(xiàng)目法人)應(yīng)永久保管。同時(shí)，該規(guī)范也適用于中標(biāo)的施工單位和設(shè)計(jì)單位。
2、行政監(jiān)督部門
國家檔案局令第 8號也適用于行政監(jiān)督部門，因其對工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)的備案、投訴處理等業(yè)務(wù)為履行法定職責(zé)，招標(biāo)投標(biāo)情況的書面報(bào)告、投訴處理、行政處罰等檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行永久保管。
3、公共資源交易中心
公共資源交易中心一般為事業(yè)單位，特別是作為行政機(jī)關(guān)所屬二級單位時(shí)，專家抽取記錄、音頻視頻等業(yè)務(wù)檔案要求參照國家檔案局令第8號執(zhí)行。部分地區(qū)對此進(jìn)行了明確。
比如，《貴州省評標(biāo)專家評價(jià)考核辦法》規(guī)定，交易場所負(fù)責(zé)組織交易項(xiàng)目評標(biāo)專家的履職行為評價(jià)工作，收集和保管評價(jià)過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)、音頻、視頻等資料，保管期不少于 15 年。
總結(jié)
綜上所述，工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案的保管期限，應(yīng)當(dāng)考慮幾點(diǎn)因素：
（一）同一類檔案根據(jù)其檔案管轄單位不同，保管期限也不同。
（二）各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身所處的不同職能角色，并區(qū)分“重要業(yè)務(wù)”和“一般性業(yè)務(wù)”，對產(chǎn)生的檔案進(jìn)行不同期限的保管。同時(shí)，要根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》及其實(shí)施條例等規(guī)定，經(jīng)同級檔案主管部門審核同意，并按不同期限向不同層級的檔案館移交。
（三）為規(guī)范歸檔標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化統(tǒng)一管理，在同一單位內(nèi)，宜以工程項(xiàng)目為單元進(jìn)行保管；如同一工程項(xiàng)目的不同資料有不同保管期限的，建議以其中較長的保管期限為統(tǒng)一保管期限。
